Phải thú nhận rằng, mình đã từng là một người vô tổ chức một cách khủng khiếp.
Ngay từ khi còn học cấp ba, balo của mình là một mớ hỗn độn những tờ đề nhàu nát, những chiếc bút bi hỏng, mực bắn toé loe, những mẩu bánh mì rơi vãi trong cặp. Tuy nó không ảnh hưởng đến kết quả học tập của mình, nhưng nó chắc chắn làm tổn hại đến sự tỉnh táo của mình.
Khi bước vào năm nhất đại học, tình hình cũng không khả quan hơn cho lắm. Khi đi học, mình không cả thèm mang cặp sách, chỉ mang đúng một chiếc bút bi và một quyển sách mà viết tất cả các môn học, mình còn không cả thèm mang giáo trình. Vì thế kết quả học tập của mình không được khả quan cho lắm.
Tuy nhiên, mọi thứ đã hoàn toàn thay đổi vào đầu năm hai đại học, khi mình đặt mục tiêu lấy học bổng của kì đó. Mình đã lên mạng săn lùng những phương pháp học tập hiệu quả, và thật may mắn cho mình khi khám phá ra cách tổ chức lại việc học tập của chính mình. Điều này khiến mình trở nên nghiêm túc hơn trong việc tổ chức, đặc biệt là khi sắp xếp lịch học và tài liệu ghi chép của mình.
Trong hướng dẫn này, mình sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quá trình sắp xếp, tổ chức việc học mà bản thân mình đã áp dụng ở trường đại học.
Vì vậy, hãy mở ứng dụng lịch yêu thích của bạn, lấy sổ tay và sắp xếp lại !
Nhưng trước khi đi đến những hướng dẫn chi tiết, cụ thể. Chúng ta hãy cùng bàn luận đến một câu hỏi rằng :
Tại sao bạn phải duy trì thói quen xây dựng tổ chức học tập trong trường đại học ?
Theo David Allen, người đã tạo ra phương pháp quản lí thời gian nổi tiếng thế giới với cuốn sách “ Hoàn thành mọi việc không hề khó” đã nói rằng:
Bộ não của bạn là để có những ý tưởng, không phải lưu trữ chúng.
Mình biết một số người bạn của mình. Họ rất thông minh. Nhưng dường như họ dành quá nhiều thời gian vào việc học tập một cách bừa bãi, bạ lúc nào là học lúc đấy. Họ thường xuyên thức đêm, sử dụng cafe để giúp họ tỉnh táo, và dường như họ luôn luôn tồn tại trong trạng thái hoảng sợ cấp thấp.
Bạn có thể cho rằng để xảy ra tình trạng này là do họ đang phải chịu một tải trọng chương trình học nặng. Mặc dù đó là một phần của ván đề, nhưng lí do cho lối sống bận rộn của người này là do họ không biết cách tổ chức việc học tập của mình sao cho hiệu quả.
Các bạn ấy vẫn có thể học rất tốt ở trên trường, vì các bạn ấy thông minh, chú ý nghe giảng trong lớp và có thể học tập hiệu quả khi cần thiết. Nhưng chất lượng cuộc sống chung của họ kém hơn mức có thể.
Đây là lí do số 1 để chúng ta xây dựng thói quen tổ chức : nó sẽ làm giảm đáng kể mức độ căng thẳng của bạn.
Khi bạn bớt căng thẳng hơn, bạn sẽ cảm thấy tốt hơn và thực hiện tốt hơn các bài tập. Bạn cũng sẽ có nhiều thời gian cho việc bạn thích làm hơn.
Nhưng mình phải lưu ý rằng : việc sắp xếp có tổ chức sẽ không tự động cải thiện điểm trung bình của bạn. Bạn vẫn phải nghiên cứu tài liệu khi đến lớp, biết cách ghi chú thông tin hiệu quả, làm bài tập về nhà và nhận sự trợ giúp từ giảng viên khi cần thiết.
Nhưng nếu bạn có tổ chức, bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để là việc trên. Thay vì hoạt động trong chế độ hoảng sợ và cảm thấy như bạn không bao giờ có thêm thời gian để nghiên cứu những khái niệm khó.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ CÓ THỂ TỔ CHỨC
Được rồi, bây giờ bạn đã hiểu giá trị của việc tổ chức, chúng ta hãy xem xét các lĩnh vực chính mà mỗi sinh viên cần tổ chức. Nếu bạn có thể sắp xếp các khía cạnh sau trong cuộc sống của mình, thì bạn sẽ có một khởi đầu thuận lợi cho học kì.
Và ngay cả khi bạn đang đọc blog này, khi bạn đang ở giữa học kì, lời khuyên của mình vẫn sẽ được áp dụng.
Sau đây, mình sẽ chỉ cho bạn 5 lĩnh vực trọng tâm trong việc tổ chức.
1. Lịch của bạn
Nếu mình chỉ được đưa ra một lời khuyên về cách để tăng năng suất trong học tập, thì đó sẽ là “sử dụng lịch”.
Lịch giải phóng rất nhiều không gian trong đầu bạn. Thay vì phải ghi nhớ các cuộc hẹn, thời gian biểu, vị trí lớp học, ngày làm bài kiểm tra, deadline,… bằng cách sử dụng các mẩu giấy ghi chú hoặc những cuốn sổ nhỏ. Thì giờ đây, với sự phát triển của ứng dụng, công nghệ; bạn có thể sắp xếp mọi thứ theo một định dạng trực quan và tiện lợi nhất.
Cá nhân mình sử dụng Google Calendar. Bạn có thể sử dụng bấy kì ứng dụng lịch nào khác. Bạn thậm chí có thể lên lịch học với giấy, miễn là bạn nhìn vào nó đủ thường xuyên.
Sau khi đã chọn được ứng dụng lịch mà bạn yêu thích, bước tiếp theo là thực hiện một cuộc tổng kết về mọi sự kiện trong học kỳ của bạn. Dưới đây là một số sự kiện chính mà mình tổng hợp cho bạn. Bạn có thể thêm hoặc bớt, tuỳ vào đặc tính của từng người.
* Giờ học của bạn
* Ngày kiểm tra giữa học kì, thi học kì,….
* Thời gian tập thể dục
* Các cuộc họp nhóm, hoặc cuộc gặp gỡ với giảng viên.
* Thời gian dành cho câu lạc bộ, ngoại khoá.
* Lịch trình làm thêm ( nếu bạn có một công việc bán thời gian ).
* Ngày đến hạn thanh toán ( tiền nhà, điện nước, thẻ tín dụng, hay bất kì chi phí quan trọng nào khác )
Ví dụ về lịch mà mình sử dụng trên đại học
Sau khi bạn có danh sách tất cả những thứ này, đã đến lúc đưa chúng vào ứng dụng lịch của bạn.
Đây là ví dụ về một tuần điển hình trong lịch của mình trong năm ba đại học.
Như bạn có thể thấy, mình đã thêm tất cả các lịch học vào lịch của mình. Điều này không chỉ đảm bảo rằng, mình sẽ không bao giờ quên một lớp học nào mà còn đảm bảo rằng, mình sẽ không bao giờ quên lịch họp, hoặc các sự kiện khác trong giờ học.
Một lưu ý mà mình dành cho bạn nào sử dụng lịch kỹ thuật số, đó chính là nên đặt các lớp học của mình lặp lại. Bằng cách này, bạn sẽ không bao giờ quên khi một lớp học diễn ra.
Tất nhiên, sử dụng lịch là một phần của công việc tổ chức học tập.
Làm thế nào để bạn theo dõi tất cả những việc bạn cần làm hằng ngày ?
Làm thế nào để bạn theo dõi bài tập về nha, các nhiệm vụ xung quanh không gian sống của bạn và các mục tiêu khác mà bạn muốn hoàn thành ?
Đối với điều này, bạn sẽ cần một danh sách việc cần làm…
2. Danh sách việc cần làm/ Trình quản lí công việc của bạn
Mặc dù có lịch là điều tối thiểu để sắp xếp công việc, nhưng có một danh sách việc cần làm sẽ thực sự đưa mọi thứ lên một tầm cao mới.
Lúc đầu, bạn có thể tự hỏi việc có một danh sách việc cần làm có cần thiết hay không ?
Rốt cuộc , bạn không thể chỉ ghi tất cả những việc bạn phải làm vào lịch của mình sao ?
Mặc dù phương pháp này có thể hiệu quả, nhưng nó có xu hướng bị phá vỡ, nếu bạn có nhiều hơn một vài việc phải làm mỗi ngày.
Đừng nhầm lẫn giữa lịch và danh sách việc cần làm. Hai thứ này hoàn toàn khác nhau.
* Lịch của bạn là để theo dõi các sự kiện. Đó là những điều xảy ra vào một ngày hoặc thời gian cụ thể mà thường yêu cầu bạn phải ở đâu đó.
* Mặt khác, danh sách việc cần làm của bạn là để theo dõi các nhiệm vụ. Nhiệm vụ là những thứ bạn cần hoàn thành ( đôi khi vào một ngày cụ thể ), nhưng chúng thường không yêu cầu bạn phải ở một nơi cụ thể, hoặc giữ một cuộc hẹn nào đó.
Nếu bạn vẫn chưa hiểu về sự khác biệt giữa sự kiện và nhiệm vụ, mình sẽ đưa cho bạn một ví dụ sau :
* Sự kiện :
Một cuộc gặp gỡ với giảng viên.
Một lớp học mà bạn phải tham gia.
Một buổi tình nguyện ở câu lạc bộ.
* Nhiệm vụ :
Soạn thảo một bài luận để mang đến một cuộc họp với giảng viên.
Hoàn thành bài tập về nhà của một lớp học.
Học cách thức tình nguyện ở câu lạc bộ.
CÁCH THIẾT LẬP DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM
Bây giờ bạn đã hiểu sự khác biệt, bạn thực sự thiết lập danh sách việc cần làm như thế nào ?
Một lần nữa , bạn có nhiều lựa chọn khác nhau trong việc lựa chọn công cụ để giúp ích cho việc lên danh sách nhiệm vụ và những gì bạn chọn sẽ phụ thuộc vào việc bạn muốn sử dụng các app kĩ thuật số, hay ghi chú theo kiểu vật lý.
Về mặt kỹ thuật số, mình đề xuất cho bạn sự dụng Todoist. Nó miễn phí, trực quan và rất dễ sử dụng.
Sử dụng công cụ ghi chú nào không quan trọng. Điều quan trọng là bạn phải có 1 danh sách các nhiệm vụ và cập nhật nó khi bạn hoàn thành.
Để lập danh sách việc cần làm, trước tiên bạn nên tạo một kho lưu trữ tất cả những gì bạn cần làm một cách thường xuyên. Dưới đây là một số nhiệm vụ mà hầu hết sinh viên đại học cần phải làm.
* Bài tập về nhà
* Dọn dẹp kí túc xá, phòng trọ của bạn
* Chuẩn bị bữa ăn
* Nhiệm vụ câu lạc bộ
* Bất cứ điều gì bạn đang học bên ngoài lớp học.
Sau khi liệt kê một loạt những danh sách bạn cần làm, bạn sẽ cần đặt tất cả các nhiệm vụ này vào hệ thống danh sách việc cần làm của mình. Nếu bạn đang sử dụng một app kỹ thuật số, bạn có thể đặt các nhiệm vụ ấy lặp lại. Và sau đó, khi nghĩ ra các nhiệm vụ mới, bạn có thể thêm chúng vào hệ thống của mình.
Dưới đây là một ví dụ về danh sách việc cần làm của mình ở trường đại học :
3. Cách ghi chú của bạn
Ghi chép tốt là chìa khóa để hiểu và ghi lại bất kì bài giảng hoặc thuyết trình mà giảng viên của bạn đưa ra.
Nhưng chỉ ghi chép thôi là chưa đủ. Để tận dụng tối đa giá trị ghi chú của mình, bạn cần phải sắp xếp chúng thật ngăn nắp.
Đối với một số người, điều này có thể đơn giản như việc mỗi môn học có một cuốn sổ ghi chép khác nhau và tham khảo lại nó khi bạn cần ôn thi.
Mặc dù điều này có thể hoạt động, nhưng nó không lý tưởng.
Nguyên nhân đó chính là, nếu bạn đang ôn thi cuối kì, và bạn muốn tham khảo các ghi chú hàng tuần, và bạn sẽ rất khó để tìm thấy nó.
Để giữ cho các ghi chú của bạn được ngăn nắp hơn. Mình khuyên bạn sử dụng Notion. Với Notion, bạn có thể tạo ra một notebook kỹ thuật số khác nhau cho mỗi lớp và nhập ghi chú của mình vào đó. Đây là một ứng dụng cực kì tiện ích, được nhiều người ví như bộ não thứ hai của mình.
Nếu bạn thích ghi chú bằng tay ( mà một số nghiên cứu cho thấy có thể giúp bạn xử lí thông tin tốt hơn ), thì bạn cũng có thể số hoá ghi chú của mình sau đó. Để làm điều này đơn giản. Hãy tải cho mình một ứng dụng scan. Mình sử dụng CamScanner. Sau khi ghi chú ở giấy và mình muốn số hoá ghi chú của mình vào Notion, mình sử dụng scan để quét tài liệu của mình chuyển sang dạng tệp file PDF. Sau đó thêm vào Notion. Đây sẽ là giải pháp cho bạn nào thích ghi chú bằng tay.
Khi bạn sử dụng hệ thống này, bạn có thể xem tài liệu dễ dàng hơn nhiều. Bạn thậm chí có thể tìm kiếm các từ khoá chính và Notion sẽ giúp bạn tìm thấy chúng trong ghi chú của mình, giúp bạn không phải lật lại sổ tay vật lý.
4. Tài liệu của bạn
Ngoài các ghi chú của bạn, mỗi lớp học của bạn sẽ có một đề cương, tài liệu phát tay và slide thuyết trình. Bạn cũng có thể có các bài kiểm tra giữa kì mà giảng viên trả lại cho bạn. Đây là những tài liệu quý giá để xem lại khi bạn đang ôn thi.
Để lưu trữ an toàn, mình khuyên bạn nên giữ tất cả các tài liệu trong lớp của mình được sắp xếp trong một kẹp tài liệu hoặc trong một loại hệ thống kỹ thuật số.
Bạn có thể đặt tất cả tài liệu của mình vào Notion cùng với ghi chú của mình, hoặc bạn có thể có các thư mục Google Drive dành riêng cho từng lớp học. Ngoài ra bạn có thể sử dụng các ứng dụng đồng bộ hoá đám mây khác như Dropbox hay OneDrive, nhưng Google Drive cung cấp giá trị tốt nhất cho sinh viên trừ khi bạn đặc biệt cần Microsoft Office thì bạn hãy sử dụng tài khoản OneDrive.
5. Balo của bạn
Chúng ta không thể nói về tổ chức ở trường đại học mà không không thảo luận đến thứ mà hầu hết các sinh viên đều có : một chiếc balo.
Ngay cả với thế giới kỹ thuật số ngày càng phát triển, bạn vẫn cần mang theo máy tính của mình. Và nhiều lớp học vẫn sẽ có sách giáo khoa vật lý mà bạn cần mang theo, cũng như các bài tập mà bạn phải hoàn thành trên giấy.
Balo của bạn là chìa khoá để giữ tất cả các tài liệu này được ngăn nắp và sẵn sàng.
Rốt cuộc, không có việc tồi tệ nào trong lớp bằng việc đi học mà quên mang giáo trình, quên mang tài liệu mà bạn cần.
Trong một số trường hợp, không có giáo trình thậm chí còn có thể ảnh hưởng đến điểm thành phần của bạn. Vì vậy sắp xếp balo của bạn là một điều mà bạn không được bỏ qua.
Để chắc chắn rằng bạn mang đủ mọi thứ bạn cần đến lớp. Hãy đóng gói hành lý của bạn vào đêm hôm trước. Đây là lời khuyên của mẹ mình khi mình học ở tiểu học, và nó vẫn được áp dụng khi mình học ở trường đại học.
Đóng gói vào đêm hôm trước để đảm bảo rằng bạn không quên bất cứ thứ gì do quá vội vàng. Và nó cũng cho phép bạn một đêm ngủ để nhớ lại điều gì đó bạn đã quên.
Nếu bạn là người hay quên những món đồ khi đi đến lớp. Bạn có thể thêm một nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm của mình có nội dung như : “ Hành trang cho các lớp học [ ngày trong tuần]’. Trong nhiệm vụ này, hãy viết một danh sách những thứ bạn cần mang theo. Bằng cách này, bạn có thể kiểm tra các đồ đạc khi bạn bỏ chúng vào balo của mình.
Dưới đây là một ví dụ về điều này sẽ trông như thế nào trong Todoist.
CÁCH DUY TRÌ VIỆC TỔ CHỨC HỌC TẬP VỚI VIỆC LẬP KẾ HOẠCH VÀ ĐÁNH GIÁ NĂNG SUẤT HÀNG TUẦN
Nếu bạn đã thực hiện tất cả các bước trong phần trước, bây giờ bạn sẽ có một hệ thống để giữ cho tất cả các khía cạnh của cuộc sống của bạn được ngăn nắp. Tuy nhiên, việc tạo ra một hệ thống tổ chức chưa bao giờ là một việc dễ dàng.
Thách thức đến từ việc giữ được thói quen tổ chức. Vì vậy trong phần này, mình sẽ chỉ cho bạn hai thói quen quan trọng sẽ giúp bạn duy trì hệ thống tổ chức của mình :
1. Lập kế hoạch hàng tuần
2. Đánh giá hàng tuần
Hai thói quen này bổ sung cho nhau và chúng chỉ mất mình đa 30 phút mỗi tuần. Tuy nhiên, chúng có ảnh hưởng lớn đến việc bạn có thực sự duy trì tổ chức hay không:
1. Xem lại tuần trước của bạn
Nếu bạn đã thiết lập việc tổ chức học tập của mình vào đúng vị trí và giờ đây bạn cảm thấy có động lực hơn bao giờ hết.
Tuy nhiên, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng cuộc sống thực sự không gọn gàng và chính xác như trong danh sách việc cần làm và lịch của bạn.
Không thể tránh khỏi những điều bất ngờ sẽ khiến bạn không thể hoàn thành một số nhiệm vụ, thậm chí tham gia một số sự kiện nhất định.
Bạn sẽ cảm thấy thất vọng khi mọi thứ không diễn ra như kế hoạch. Những sẽ hiệu quả hơn nếu bạn chấp nhận rằng điều này xảy ra và sửa chữa hệ thống của bạn sao cho phù hợp.
Một trong những cách tốt nhất để đối phó với những thay đổi hoặc những thách thức bất ngờ đối với việc tổ chức học tập của bạn chính là tạo thói quen đánh giá năng suất hàng tuần.
Quy trình 2 bước này chỉ mất vài phút :
1. So sánh những gì bạn dự định hoàn thành với những gì bạn đã thực sự hoàn thành.
Chúng ta bắt đầu mỗi tuần với những dự định tốt nhất, nhưng không thể tránh khỏi những điều bất ngờ xảy ra.
Bạn dự định dành một giờ mỗi ngày để học tiếng anh, nhưng bạn chỉ làm điều đó 3 ngày trong tuần.
Bạn đã đăng ký một lớp học đầu tư online vào chiều chủ nhật. Nhưng bạn lại có quá nhiều bài tập về nhà.
Khi bạn so sánh những gì bạn dự định hoàn thành với những gì bạn thực sự hoàn thành, hãy rút ra lý do tại sao bạn lại không thực hiện được những việc bạn đã đề ra.
2. Sử dụng thông tin này để thực hiện các thay đổi đối với hệ thống của bạn.
Nhận ra lý do tại sao sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu bạn không sử dụng những thông tin đó để chỉnh sửa cho phù hợp với kế hoạch trong tương lai của mình.
Khi bạn đã định được những gì bạn không đạt được, bạn cần phải xem xét lí do. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh những gì bạn lập kế hoạch cho tuần tới.
Ví dụ, nếu bạn không dành một giờ để học tiếng anh mỗi ngày, điều gì đã ngăn cản bạn ?
Bạn có thể nhận ra rằng, đó là vì bạn đang lười nhác, bạn không có một lộ trình học tiếng anh rõ ràng. Nhận ra điều này, bạn sẽ thúc đẩy mình lập các kế hoạch học tiếng anh.
Khi bạn biến quá trình này thành thói quen, bạn sẽ hiểu rõ hơn về việc lên kế hoạch cho các mục tiêu là lịch trình thực tế. Điều này đưa chúng ta đến thói quen tiếp theo.
2. Lập kế hoạch cho tuần sắp tới của bạn
Khi bạn đã dành thời gian để xem lại tuần trước, đã đến lúc bạn lên kế hoạch cho tuần tới.
Nếu bạn đang điều chỉnh những gì bạn làm dựa trên tuần trước, thì bạn đã đi đúng hướng. Nhưng ngoài việc xem xét tuần trước, mình khuyên bạn nên thực hiện các bước lập kế hoạch hàng tuần sau :
1. Dọn dẹp hệ thống quản lí công việc và lịch của bạn
Trong tuần, sẽ có những công việc trong danh sách việc cần làm của bạn mà bạn quên đánh dấu hoàn thành, hoặc không làm.
Khi bạn lên kế hoạch cho tuần tới, trước tiên hãy đảm bảo dọn dẹp tất cả những công việc còn tồn đọng trong tuần trước.
Tìm ngày đến hạn mới cho những công việc bạn chưa hoàn thành vào tuần trước và ghi chú mới mọi sự kiện và công việc.
2. Lập kế hoạch cho tuần tới.
Khi bạn đã dọn dẹp mọi thứ của tuần trước, bạn hãy chuyển toàn bộ sự chú ý cử mình sang tuần sắp tới.
Để bắt đầu, hãy lập danh sách các nhiệm vụ sắp tới mà bạn có thể nghĩ đến. Mình khuyên bạn nên check lại thật kĩ các yêu cầu của giáo viên vào cuối mỗi buổi học và chuyển các nhiệm vụ vào danh sách hệ thống các việc cần làm.
Tiếp theo hãy mở ứng dụng lịch của bạn ra. Xem sự kiện nào diễn ra trong tuần và thêm mới bất cứ sự kiện nào hiện không có trong ứng dụng lịch của bạn.
Cuối cùng hãy chắc chắn rằng balo của bạn được sắp xếp và mang đầy đủ đồ đạc cho ngày hôm sau. Điều này se giúp bạn tránh quên bài tập và giáo trình cần mang đến lớp.
Quá trình xem xét và lập kế hoạch hàng tuần này nghe có vẻ tốn thời gian nhưng trên thực tế, nó sẽ không quá ba mươi phút.
Và nếu bạn làm điều đó hàng tuần, bạn sẽ cảm thấy rằng bạn ngày càng mất ít thời gian khi bạn trở nên ngăn nắp hơn.
DUY TRÌ VIỆC TỔ CHỨC HỌC TẬP MỘT CÁCH KHOA HỌC SẼ GIÚP BẠN ĐẠT ĐƯỢC THÀNH CÔNG
Sau đây, mình xin tổng hợp lại một số điều quan trọng trong blog lần này để bạn dễ dàng tham khảo:
* Sử dụng Google Calendar ( hoặc một ứng dụng khác) để tổ chức các sự kiện của bạn
* Sắp xếp công việc của bạn bằng một hệ thống danh sách các việc cần làm trong Todoist.
* Số hoá ghi chú của bạn để xem lại dễ dàng hơn.
* Sử dụng Google Drive để sắp xếp lại các tài liệu.
* Giữ balo của bạn sạch sẽ và chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần mang đến lớp.
* Dành 30 phút mỗi tuần để xem lại tuần trước và lập kế hoạch cho tuần tới.
Và trên hết, đừng để hệ thống tổ chức của bạn cản trở điều thực sự quan trọng : Hoàn thành những điều bạn muốn làm.
Hệ thống tổ chức phù hợp sẽ giúp bạn lam điều bạn muốn mà không quá căng thẳng.
Vì vậy, hãy sử dụng việc tổ chức học tập mà mình nói đến để tận hưởng kì học sắp tới của bạn.
Hi vọng thông tin hữu ích với bạn.